Een goede vergadering is van veel factoren afhankelijk. Zeker een voorzitter heeft invloed op een bijeenkomst. Als voorzitter van buiten kan ik mijn aandacht volledig richten op het proces, het gesprek en wat er in de vergadering speelt. En de deelnemers kunnen zich volledig op de inhoud richten, inclusief de leidinggevende.
In veel gevallen is de leidinggevende tegelijkertijd de voorzitter van de bijeenkomst. Dat is lang niet altijd handig, verstandig of eenvoudig. Als leidinggevende heb je vaak ook een belang, waar je als voorzitter last van kan hebben. Het is, mede afhankelijk van het onderwerp, fijn om je als ledinggevende te kunnen richten op de inhoud van het gesprek en het team.
Een onafhankelijk voorzitter, die de vergadering leidt zonder zich met de inhoud te bemoeien, is vaak een uitkomst. De voorzitter focust zich op een goed proces, de deelnemers richten zich op de inhoud.
Ik heb ruime ervaring in het voorzitten van vergaderingen en bijeenkomsten met 4 tot 60 personen. Bovendien lees ik graag tussen de regels en wat er gezegd wordt, zie ik snel patronen en verbindingen. Daarmee help ik de vergadering nog beter te vergaderen.
Soms kom ik één of twee keer, soms iets langer. In een enkel geval ben ik over een langere periode voorzitter, het hangt van de vraag en de situatie af.
Wat ik doe als voorzitter? Volgens een deelnemer bij één van mijn bijeenkomsten het volgende:
- door je persoonlijke verhaal te vertellen ons het gevoel geven dat ons persoonlijke verhaal er ook mag zijn
- verwachtingen managen (door ons te laten bedenken wat de opbrengst van de dag (niet) mag/kan zijn)
- samenvatten
- letten op de beurtverdeling
- de rode draad beschrijven en benoemen
- positief taalgebruik waardoor wij ook in een positieve stemming komen/blijven
- humor gebruiken
- complimenten uitdelen
- beren op de weg benoemen en wegnemen; obstakels die in ons hoofd alweer groot worden weer klein maken
- ons helpen formuleren hoe we met de opbrengst verder kunnen