Een goede voorzitter is goud waard. Die zorgt ervoor dat er een goed proces is, duidelijke afspraken zijn en ieder in zijn/haar rol kan blijven. Vaak is de leidinggevende de voorzitter, dat is natuurlijk vaak helemaal goed. Maar je zit in een dubbele rol: als verantwoordelijke voor de inhoud van het onderwerp en voor het proces van de vergadering. Soms moet je dat niet willen en je lekker op de inhoud kunnen storen. Dan is het fijn als iemand anders het gesprek leidt.
Een voorzitter
- zorgt voor een goed proces;
- zorgt dat iedereen aan het woord komt;
- neemt besluiten met draagvlak;
- bewaakt de tijd en de voortgang;
- geeft heldere samenvattingen;
- vraagt door;
- is flexibel en standvastig;
- heeft oog voor signalen uit de onderstroom;
- is neutraal naar de inhoud maar betrokken op het proces;
- zorgt voor een logische opbouw;
- geeft mensen de ruimte en begrenst deze;
- is authentiek, gezellig en verbindend;
- verbindt stippen en benoemt patronen;
- houdt oog voor details;
- houdt oog voor de energie van mensen;
- maakt de vergadering verantwoordelijk.
In bijeenkomsten vind ik het belangrijk dat mensen een dialoog voeren met elkaar. Als er belangrijke zaken niet gezegd worden, ook als ze een gewenst besluit mogelijk in de weg staan, zal dat op een later moment veel tijd, energie en frustratie kosten. Juist over dat verschil in vroegtijdig stadium met elkaar in gesprek gaan, zal veel helpen in het vervolg.
De vragen die ik krijg variëren sterk. Soms zit ik een gemaakt programma voor en verwacht men van mij dat ik vooral ‘Floris’: observaties delen, vragen stellen, patronen benoemen of het verbinden van schijnbaar losse punten. Veel waardering krijg ik vaak als ik een samenvatting geef van hetgeen wat besproken is. Soms begeleid ik in meerdere sessies een proces, of help ik een groep de vergadercultuur te veranderen. En zo nu en dan zit een (meerdaagse) dag voor met sprekers voor een groep genodigden. Dan denk ik voorag mee over het thema, de invulling en een logische opbouw.
Aan het einde van de bijeenkomst kijken we kort terug. Na de bijeenkomst kijk ik met de opdrachtgever terug en deel ik mijn observaties. Die kunnen mogelijk helpen bij een volgende bijeenkomst.
Stuur een bericht naar info@florisdekker.nl
